דואר נכנס
מכל מקום בתוכנה ניתן להגיע במהירות לתיבת הדואר הנכנס באמצעות הקשה על Ctrl+Shift+I.
אנשי קשר
כל כתובת email שאתם מקבלים יכולה להפוך לאיש קשר. קליק ימני על השם או הכתובת בחלון ההודעה שקיבלתם, יציג תפריט קטן, שממנו תוכלו לבקש ליצור רשומת איש קשר חדשה.
קטגוריות אנשי קשר
את אנשי הקשר ניתן לסווג לפי קטגוריות. הדרך הפשוטה ביותר לעשות זאת היא לבחור מספר אנשי קשר בעזרת מקש Ctrl, ואז לבחור עריכה / קטגוריות. כעת תוכלו להוסיף אותן לאחת מהקטגוריות הקבועות מראש או ליצור קטגוריה חדשה לבחירתכם. כדי להציג את אנשי הקשר לפי הקטגוריות אליהן הם שייכים, בוחרים תצוגה / תצוגה נוכחית / לפי קטגוריות.
קביעת כללים
אשף הכללים (Rules) מאפשר לכם עבודה קלה ומסודרת עם דואר נכנס. למשל, למיין אוטומטית הודעות לפי השולח, הנושא או מאפיין אחר, להעביר אותן לתיקיות מתאימות, וכיוצא בזה.
ניתן להיכנס לאשף מתפריט כלים, ולהגדיר צעד אחר צעד כללים שונים. אבל לעיתים קרובות צורת העבודה הנוחה יותר היא להגדיר כללים סביב הודעות קיימות. כדי לעשות זאת, בחרו בהודעת דואר שקיבלתם ושברצונכם ליצור עבורה כלל. כעת, לחצו על כפתור סדר שבסרגל הכלים ובחרו מה ברצונכם לעשות עם ההודעה. ניתן ליצור כלל שיעביר אותה באופן אוטומטי לתיקייה אחרת, או יצבע אותה בצבע אחר, למשל.
הודעות שלא נקראו
אחת הבעיות של Outlook היא שלעיתים היא אוטומטית מדי. התוכנה מסמנת הודעות דואר חדשות כהודעות שנקראו לאחר 5 שניות שבהן הסמן נח עליהן. כדי לבטל את האופציה המעצבנת הזו, בחרו בכלים / אפשרויות / אחר ובטלו את הסימון ליד האופציה "סמן הודעות כהודעות שנקראו", בחלונית התצוגה המקדימה.
אישור קבלה
אפשרויות המעקב אחר הודעות ב-Outlook הן יעילות מאד, אם יודעים להשתמש בהן. באופן ספציפי, אם חשוב לכם לדעת אם הנמען שלכם קיבל או פתח את ההודעה, הקליקו בחלון ההודעה החדשה שאתם יוצרים על הכפתור אפשרויות וסמנו את האופציה "בקש אישור מסירה" או "בקש אישור קריאה".
הודעה אחרונה
לאחר שמחקתם או העברתם הודעה, Outlook תפתח את ההודעה האחרונה בחלון, כאשר ברוב המקרים אנו מעדיפים לחזור אל תיבת הדואר. כדי לשנות את המצב, בחרו בשורת התפריט בכלים / אפשרויות / העדפות והקליקו על אפשרויות דואר. תיבת הגלילה הראשונה בכרטיסייה שתיפתח, תאפשר לכם להגדיר לתוכנה בדיוק מה לעשות במצב הזה.
שמירת הודעות
המחשב קורס לכם כאשר אתם באמצע כתיבת הודעה ארוכה? אכלתם אותה. לקראת הפעם הבאה, הקדימו תרופה למכה: בחרו בכלים / אפשרויות / העדפות / אפשרויות דואר. לאחר מכן בחרו באפשרויות דואר מתקדמות. Outlook תאפשר לכם לשמור הודעות באופן אוטומטי וגם לציין באיזו תיקייה לשמור אותן, מלבד בתיקיית הטיוטות הרגילה.

המדריך של YNET לא שלי